Ana Sayfa › Klinik CRM ve Otomasyon
Klinikler İçin CRM ve WhatsApp Otomasyonu
Reklam iyi çalışsa bile hasta kaybı çoğu zaman reklamdan sonra yaşanır: form dolduran kişiye geç dönülür, WhatsApp mesajı kaybolur, randevuya gelmeyen hasta bir daha aranmaz.
Dijitalpazarist, klinikler için basit ve düşük maliyetli bir klinik CRM ve WhatsApp lead otomasyonu kurar. Reklamdan, web sitenizden ya da Instagram'dan gelen her lead tek bir yerde toplanır, saniyeler içinde karşılanır ve randevuya kadar takip edilir. Ekibiniz yeni bir yazılım öğrenmek zorunda kalmaz; sistem sizin mevcut çalışma şeklinize göre kurulur.
Sorun: Reklam var, sistem yok
Çoğu klinikte lead takibi, sekreterin telefonundaki WhatsApp sohbetleri ve el ile doldurulan bir Excel dosyasından ibarettir. Yoğun bir günde gelen mesajlara saatler sonra dönülür; bu sürede hasta başka bir kliniğe yazmış olur.
Kimin arandığı, kimin randevu aldığı, kimin gelmediği kayıt altına alınmadığı için yönetici hangi reklamın hasta getirdiğini bilemez. Reklam ajansı "lead başı maliyet" raporlar ama kliniğin asıl sorusu olan "hasta başı maliyet" cevapsız kalır.
Pahalı ve karmaşık CRM yazılımları da her zaman çözüm değil. Kurulumu aylar süren, ekibin kullanmadığı bir sistem, Excel'den daha kötü sonuç verir. Klinik için doğru CRM, ekibin gerçekten kullandığı CRM'dir.
Yaklaşımımız: Adım adım
Mevcut akışın haritası
Lead'lerin bugün nereden geldiğini (Meta formları, web sitesi, Instagram DM, telefon) ve kimin neyi yaptığını çıkarıyoruz. Otomasyon, bu gerçek akışın üzerine kurulur.
Tek lead havuzu
Tüm kaynaklardan gelen lead'leri Google Sheets ya da kullandığınız CRM'de tek tabloda topluyoruz. Her satırda kaynak, kampanya, tedavi ilgisi ve durum bilgisi olur.
Anında WhatsApp karşılama
Form dolduran kişiye saniyeler içinde kliniğinizin adıyla kişisel bir WhatsApp mesajı gider. Aynı anda ekibinize yeni lead bildirimi düşer.
Durum ve takip otomasyonu
Aranmayan lead için hatırlatma, randevu öncesi hasta hatırlatması, gelmeyen hasta için yeniden arama görevi gibi kuralları otomatikleştiriyoruz.
Reklamla bağlantı
Randevu alan ve gelen hastaların bilgisini (kişisel veriler olmadan, uygun şekilde) reklam platformlarına dönüşüm olarak geri gönderiyoruz. Böylece reklamlar gerçek hastaya göre optimize olur.
Raporlama
Kaynak bazında lead, randevu ve hasta sayısını gösteren bir Looker Studio paneli kuruyoruz. "Hangi kampanya kaç hasta getirdi?" sorusunun cevabı tek ekranda olur.
Örnek bir WhatsApp lead otomasyonu akışı
Somut bir örnekle anlatalım. Bir kişi akşam saat dokuzda Instagram'da implant reklamını görüp formu dolduruyor. Birkaç saniye içinde WhatsApp'ından kliniğin adıyla bir mesaj alıyor: talebinin alındığı, ekibin sabah kendisini arayacağı ve isterse şimdiden sorularını yazabileceği söyleniyor. Aynı anda lead, kaynağı ve ilgilendiği tedaviyle birlikte klinik tablosuna "yeni" durumunda düşüyor.
Sabah hasta danışmanı tabloyu açtığında dünkü lead'leri sırayla görüyor. Aradığı kişinin durumunu "arandı" ya da "randevu" olarak güncelliyor. Belirli bir süre içinde aranmayan lead için ekibe hatırlatma gidiyor. Randevu alan hastaya randevudan önce hatırlatma mesajı gönderiliyor; gelmeyen hasta için yeniden arama görevi oluşuyor.
Ay sonunda yönetici tek bir panelden şunu görüyor: hangi kampanyadan kaç lead geldi, kaçı arandı, kaçı randevu aldı ve kaçı tedaviye başladı. Bu sayede reklam bütçesi lead sayısına göre değil, gerçek hasta sayısına göre dağıtılabiliyor. Bu akışın parçaları kliniğin ihtiyacına göre sadeleştirilebilir ya da genişletilebilir.
Kurulumda en çok dikkat ettiğimiz nokta sadeliktir. Ekibin her gün açacağı tek bir tablo, anlaşılır durum adları ve gereksiz alan içermeyen bir form, en gelişmiş yazılımdan daha çok işe yarar. Otomasyon arka planda sessizce çalışır; ekip yalnızca aramayı yapar ve durumu günceller. Bir araç ya da mesaj şablonu değişmesi gerektiğinde, akışı baştan kurmadan ilgili adımı güncelleriz.
Hizmete neler dahil?
- Lead kaynaklarının (Meta, Google, web formu) tek tabloya bağlanması
- n8n (kendi sunucumuzda) veya Make.com ile otomasyon akışları
- WhatsApp Business ile otomatik karşılama mesajı (2Chat gibi araçlarla)
- Ekibe anlık yeni lead bildirimi
- Lead durum aşamaları: yeni, arandı, randevu, geldi, tedavi
- Takip ve hatırlatma kuralları
- Reklam platformlarına dönüşüm geri bildirimi
- Looker Studio raporlama paneli
- Ekip için kısa kullanım eğitimi ve yazılı akış dokümanı
Kimler için, kimler için değil?
Size uygun, eğer…
- Reklamdan ya da sosyal medyadan düzenli lead alan klinikler
- Lead'leri WhatsApp ve Excel ile elle takip eden, kayıp yaşayan ekipler
- Hasta başı maliyetini gerçekten ölçmek isteyen klinik yöneticileri
- Pahalı CRM lisansları yerine düşük maliyetli, esnek bir çözüm arayanlar
Size uygun değil, eğer…
- Ayda yalnızca birkaç lead alan ve bunları rahatça elle takip edebilen klinikler
- Halihazırda kurumsal bir CRM'i verimli kullanan büyük hastane grupları
- Hastalara izinsiz toplu mesaj göndermek isteyenler; KVKK ve WhatsApp kurallarına uygun çalışırız
- Otomasyon kurulduktan sonra lead'lere dönecek kimsesi olmayan ekipler
Süreç ve zaman çizelgesi
1. hafta
Ücretsiz analiz ve mevcut lead akışının haritası; otomasyon planı 48 saat içinde gelir.
2. hafta
Lead tablosu, form bağlantıları ve WhatsApp karşılama akışının kurulumu; test lead'leriyle deneme.
3. hafta
Takip ve hatırlatma kuralları, ekip bildirimleri ve kısa eğitim.
4.–6. hafta
Gerçek kullanımda ince ayar; reklam platformlarına dönüşüm geri bildiriminin açılması ve raporlama paneli.
Sonrası
Aylık bakım ve yeni kaynak ya da şube eklendikçe genişletme.
Sık sorulan sorular
Lead akışınızı ücretsiz inceleyelim
Gelen lead'lerin nerede kaybolduğunu gösterelim, kliniğinize uygun otomasyonu birlikte planlayalım.